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Existia e ainda existe, em parte, um vazio fiscal para o reembolso de despesas profissionais dos colaboradores em teletrabalho. Este veio para ficar. Considera-se teletrabalho (que depende sempre de um acordo), a prestação de trabalho em regime de subordinação jurídica do trabalhador a um empregador, em local não determinado por este, através do recurso a tecnologias de informação e comunicação.

Era extremamente importante regular de forma concentrada e clara, em termos de: IRS (Artigo 2. º - A – Delimitação negativa dos rendimentos da categoria A); de IRC (Artigo 23.º - Gastos e perdas), como efetuar o pagamento destas despesas profissionais aos colaboradores neste regime, para que sejam aceites fiscalmente como gastos pela entidade patronal e em IVA para definição do documento a apresentar pelo colaborador para efeitos de restituição das despesas suportadas.

Esta Lei, vem regulamentar de dedutibilidade fiscal de tais gastos. Foi alterado o artigo 168 do Código do Trabalho (CT) e no n.º 1. O empregador é responsável pela disponibilização ao trabalhador dos equipamentos e sistemas necessários à realização do trabalho e à interação trabalhador-empregador, devendo o acordo a que se refere o artigo 166.º” do CT, especificar se são fornecidos diretamente ou adquiridos pelo trabalhador, com a concordância do empregador acerca das suas caraterísticas e preços.

O CT, estipula que são integralmente compensadas pelo empregador todas as despesas adicionais que, comprovadamente, o trabalhador suporte como direta consequência da aquisição ou uso dos equipamentos e sistemas informáticos ou telemáticos necessários à realização do trabalho, incluindo os acréscimos de custos de energia e da rede instalada no local de trabalho em condições de velocidade compatível com as necessidades de comunicação de serviço, assim como os custos de manutenção dos mesmos equipamentos e sistemas.

Consideram-se despesas adicionais as correspondentes à aquisição de bens e ou serviços de que o trabalhador não dispunha antes da celebração do acordo, a que se refere o artigo 166.º do CT, assim como as determinadas por comparação com as despesas homólogas do trabalhador no mesmo mês de último ano anterior à aplicação desse acordo.

O pagamento da compensação é devido imediatamente após a realização das despesas pelo trabalhador.

A compensação das despesas adicionais efetuadas pelo trabalhador, são consideradas, para efeitos fiscais, custo para o empregador. Os gastos dedutíveis devem estar comprovados documentalmente, independentemente da natureza ou suporte dos documentos utilizados para esse efeito. Que documento apresenta o trabalhador à entidade patronal para documentar o gasto que sendo considerado um subsídio compensatório, não tributado, seja registado no recibo de remunerações e declarado na DMR (Código A23 – Outros rendimentos não sujeitos, referidos no artigo 2.º do Código do IRS), para efeitos da segurança social?

No caso de gastos incorridos ou suportados pelo sujeito passivo com a aquisição de bens ou serviços, o documento comprovativo, deve conter, pelo menos, os seguintes elementos: a) nome ou denominação social do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços e do adquirente ou destinatário; b) números de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços e do adquirente ou destinatário, sempre que se tratem de entidades com residência ou estabelecimento estável no território nacional; c) quantidade e denominação usual dos bens adquiridos ou dos serviços prestados; d) valor da contraprestação, designadamente o preço e e) data em que os bens foram adquiridos ou em que os serviços foram realizados.

Quando o fornecedor dos bens ou prestador dos serviços esteja obrigado à emissão de fatura ou documento legalmente suportado nos termos do Código do IVA, o documento comprovativo das aquisições de bens ou serviços previstos no n.º 4 deve obrigatoriamente assumir essa forma.